Limpeza de registros legados: Automatize e encontre documentos com rapidez

Para trazer ordem e organização aos arquivos de uma empresa, muitos profissionais de Gerenciamento de Dados e Informações (RIM) realizam esse trabalho por conta própria. Porém, quando você considera os riscos associados à otimização desse processo, como aumento de custos e falta de recursos, sobem as chances de prolongar o tempo gasto com o projeto, sendo menos eficaz, podendo causar até a paralisação total desse trabalho.

Você enfrentará diversos desafios se optar por seguir uma abordagem de “faça você mesmo” com o gerenciamento de registros e, em particular, a limpeza do inventário. É um trabalho árduo e intensivo, demanda gastos de recursos e tempo. Isso afasta os funcionários de seu trabalho e foco principal.

Atualmente, se tratando da limpeza de arquivos em papel antigos (legados), esses são os três desafios principais que as organizações enfrentam:

1. Pouca visibilidade: empresas perdem muito tempo buscando por arquivos, prejudicando a tomada de decisão sobre quais arquivos devem manter, digitalizar ou eliminar.
2. Vários tipos de arquivos misturados e com datas de destruição diferentes: isso dificulta a tomada de ações de descarte/disposição seguro e justificável.
3. Falta de solução econômica: para classificar e reorganizar os arquivos por data de eliminação, tipo de registro, identificador único ou outros requisitos.

Arquivos legados: seu desafio e o que os nossos clientes estão dizendo

Como líderes no gerenciamento de informações, sempre ouvimos de nossos clientes: “por onde devemos começar?”

Considerando que esse problema de limpeza de registros e arquivos antigos já existe há décadas, é surpreendente que, ainda, não tenham encontrado uma solução eficiente e econômica.

Tradicionalmente, consideraríamos indexar todos esses arquivos para que você soubesse quais informações eles teriam, ou, ajudaríamos a executar esse trabalho, desde que você entendesse os tipos de registros e pudesse aplicar corretamente a tomada de decisão entre manter o documento, digitalizar ou eliminar.

Geralmente, o alto custo para poder realizar qualquer uma das opções acima não pode ser justificado. Além disso, ambas as opções mostraram-se extremamente desafiadoras para executar eficazmente e em grande escala. Quanto mais ouvíamos isso, mais entendíamos que deveria haver uma solução.

Logo, começamos a pensar no que poderíamos fazer. Como poderíamos ajudar a tornar esse processo o mais ágil e simples possível? Sabíamos que, com nossa equipe experiente e nossas ferramentas e soluções digitais, poderíamos ajudar a resolver esse problema.

A solução: utilizar a tecnologia para automatizar decisões justificáveis

Trabalhamos com nossos desenvolvedores e elaboramos um plano para resolver esse desafio de gerenciamento de registros de uma vez por todas. Foi então que criamos o Smart Sort. Sabíamos que a nossa solução tinha que ser entendível e viável, então, a chave era alavancar a tecnologia que automatizaria o processo de disposição de arquivos.

Felizmente, nós já tínhamos essa tecnologia. Sendo assim, simplesmente tivemos que utilizá-la de uma maneira diferente. Era fundamental, também, que esse novo processo fosse globalmente escalável, então, esse fluxo de trabalho foi projetado para ocorrer especificamente dentro de nossa plataforma de operações.

Com uma única varredura de identificação de um arquivo, agilizamos a tomada de decisão em relação à exclusão/disposição do registro com base nas políticas específicas de retenção dos nossos clientes.

Além disso, automatizamos a indexação individual de cada arquivo e suas descrições que estão dentro de cada caixa de armazenamento. Assim, não temos mais múltiplos pontos de contato e eliminamos a necessidade de pessoas especializadas realizarem cada etapa desse processo.

Reação dos clientes: é a solução que precisávamos!

A resposta dos nossos clientes em relação ao Smart Sort foi impressionante. Quando nossa equipe apresentou a nova solução a um grupo de profissionais de Gerenciamento de Dados e Informações (RIM), eles ficaram extremamente satisfeitos.

Por meio do Smart Sort, ajudamos nossos clientes a

• Encontrar registros de forma rápida e precisa
• Reduzir os custos do software de gerenciamento de registros
• Simplificar a tomada de decisão justificável
• Apoiar a liderança da informação e os objetivos de negócios
• Obter maior conformidade

Esse feedback sincero dos nossos clientes é prova do nosso compromisso e capacidade de oferecer uma solução econômica para os seus principais desafios comerciais. Com o Smart Sort, nossos clientes se sentem aliviados, pois eliminamos a necessidade de que eles façam todo esse trabalho sozinhos.

A limpeza dos registros legados é um passo essencial para sua jornada rumo à transformação digital

Sem um inventário de registros organizado, sua equipe perderá uma grande oportunidade para capitalizar informações valiosas. Por meio do processo Smart Sort, você pode identificar facilmente registros que podem ser disponibilizados aos colaboradores ou que tenham valor para monetização, análise ou outras iniciativas de negócios.

Você pode estar apenas iniciando a jornada de transformação digital da sua empresa, porém, talvez seja a hora de reavaliar e organizar seu inventário de registros e documentos em papel.

Caso você deseje assumir o controle de seus registros antigos (legados), saiba que não precisa fazer isso sozinho. Estamos aqui para ajudar. Conheça nossa solução Smart Sort, uma poderosa alternativa para os seus negócios.